6．2  職業(yè)健康安全管理體系文件審核檢查表

5)對(duì)受審核方的某些部門，如監(jiān)測(cè)和測(cè)量部門引用的國(guó)家、地方及企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)具有效性也要進(jìn)行審查。

對(duì)職業(yè)健康安全管理體系其他文件(如作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、工藝卡或其他有關(guān)規(guī)程)一般是放在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)審查，除非是特別重要的過程作業(yè)指導(dǎo)書，也可在審核準(zhǔn)備階段調(diào)閱，熟悉過程控制內(nèi)容，以備現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)有所準(zhǔn)備。

3、文件審查報(bào)告或文件審查檢查表

文件審查結(jié)果較多的是利用文件審查檢查表的格式來表示，如上表6．2所示。文件審查最終應(yīng)得出文件審查結(jié)淪。結(jié)論一般有三種情況即合格、合格但尚需進(jìn)行修改及不合格。目前在實(shí)施中較多的是第二種即合格但需進(jìn)行修改，需修改職業(yè)健康安全管理手冊(cè)及程序文件不足之處，通常要求受審核方在規(guī)定的期限完成。

2．2．5編制審核工作文件

審核工作文件一般包括：

·審核檢查表

·不符合報(bào)告表

1、審核檢查表

1)檢查表的作用

審核檢查表實(shí)際是審核員的工作文件，審核提綱或?qū)徍斯ぷ髦笇?dǎo)，其作用是：

·保持審核目標(biāo)的清晰和明確。

審核員可以依據(jù)檢查表的內(nèi)容進(jìn)行審核，使審核員不致于偏離目標(biāo)和審核主題，檢查表實(shí)際起到提示作用。

·保持審核內(nèi)容的周密和完整。

審核過程是為達(dá)到審核目的而事先經(jīng)過周密設(shè)計(jì)的抽樣過程，其中包括抽樣方法及抽樣數(shù)量的確定。因此，檢查表是審核員的工作提綱，使審核內(nèi)容周密和完整，不致于遺漏。

·保持審核工作的節(jié)奏和連續(xù)性。

審核過程實(shí)際上是一次緊張而有節(jié)奏的活動(dòng)，檢查表中詳細(xì)地寫明了審核計(jì)劃和審核程序，用以指導(dǎo)審核員有目的，有針對(duì)性地實(shí)施審核，保持工作有節(jié)奏和連續(xù)性。

·樹立審核員的職業(yè)形象。

作為—個(gè)審核員，特別是一名新參加工作，年輕的審核員，審核工作中如有一份經(jīng)過周密設(shè)計(jì)編制的檢查表，有針對(duì)性的提出問題，抽樣有代表性，嚴(yán)格按審核程序辦事，會(huì)給受審核方樹立一個(gè)熟練，經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的審核員的職業(yè)形象。

·作為審核記錄存檔

審核結(jié)束，檢查表、審核計(jì)劃與審核報(bào)告均作為審核記錄存入檔案?jìng)洳椤徍藱C(jī)構(gòu)也可以利用若干相關(guān)的檢查表建立數(shù)據(jù)庫(kù)，以備今后為同類型的審核編制檢查表作參考。

2)檢查表的內(nèi)容

檢查表的主要內(nèi)容有兩個(gè)方面

·查什么(Look at)

列出審核項(xiàng)目的審核要點(diǎn)，確保審核覆蓋面的完整性，不要遺漏。

·怎么查(Look for)

確定該審核項(xiàng)目的審核步驟和方法，對(duì)該審核項(xiàng)目的抽樣方法及抽樣量的設(shè)計(jì)。

3)檢查表設(shè)計(jì)中的幾個(gè)問題

以職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)及受審核方職業(yè)健康安全管理體系文件為依據(jù)。

·審核項(xiàng)目可以以部門審核為主，  以部門審核為主時(shí)應(yīng)列出該部門所涉及到的主要要素(并非所有要素)的審核內(nèi)容、步驟和方法。也可以以要素為主進(jìn)行審核，以要素為主審核時(shí)，應(yīng)列出到哪些部門去查，如何查。

·注意邏輯順序，明確審核步驟。

·抓住重點(diǎn)，抽樣應(yīng)有代表性。

在初次進(jìn)行職業(yè)健康安全管理體系審核時(shí)，多采用以部門為主的方式編制審核檢查表，其特點(diǎn)是工作量比較少，而且覆蓋面比較寬。

表6．3  現(xiàn)場(chǎng)審核檢查表

受審核單位：                編    號(hào)：

受審核部門：                陪同人員：

審  核  員：                審核日期：

4)檢查表使用中的問題

檢查表是審核員的工作文件，不能披露給受審核方，更不能事前通報(bào)給受審核方，以使其有針對(duì)性的作好準(zhǔn)備。

·檢查表最好由審核員默記，并以巧妙的方式進(jìn)行提問，檢查表僅起備忘錄的作用，切忌在受審核方面前照本宣科，生硬提問，這樣作的結(jié)果，容易使受審核方感到緊張，影響取證的效果。

·檢查表對(duì)審核員來說，僅起備忘錄和提示的作用，使審核員在審核過程中不致于偏離目標(biāo)和主題，但在審核過程中可能會(huì)有新的情況和新的發(fā)現(xiàn)，這時(shí)審核員可以在不偏離審核目標(biāo)和主題的前提下，對(duì)查什么和怎么查可以適時(shí)、巧妙的調(diào)整，不要過于拘泥，但也不能拋開檢查表進(jìn)行隨機(jī)應(yīng)變式的審核。

如上表6．3是檢查表的格式，供參考。

表6．4  不符合報(bào)告表

2、不符合報(bào)告表

為了審核工作的方便，除編制檢查表用以指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)查證工作，使其按預(yù)先設(shè)定的審核目標(biāo)，有序地實(shí)施查證工作。當(dāng)查證工作中發(fā)現(xiàn)體系實(shí)施不符合標(biāo)準(zhǔn)要求時(shí)，應(yīng)填寫不符合報(bào)告。

其中包括：

·不符合事實(shí)的描述：

·不符合職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)哪一條款要求；

·不符合性質(zhì)。

其格式如上表6．4所示

檢查表和不符合報(bào)告的格式?jīng)]有統(tǒng)一的要求，各審核認(rèn)證機(jī)構(gòu)可以結(jié)合審核工作中的經(jīng)驗(yàn)自行設(shè)計(jì)，其目的是引用這些工作文件能協(xié)助審核員有效地實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)查證，檢查表等工作文件，僅是審核員的一個(gè)工具。